Comment planifier votre séjour dans Notion à l’aide de GTD

Rassemblez toutes vos affaires dans une table pratique pour les contrôler facilement.

Qu’est-ce que GTD?

Lifehacker a publié à plusieurs reprises des articles sur la méthodologie GTD – Getting Things Done. Il a été inventé et décrit en détail dans son livre par le coach en affaires David Allen. En résumé, les règles de base de ce système peuvent être décrites comme suit:

  1. Enregistrez toutes les informations. Notez toutes les idées, tâches et actions. Si vous ne pouvez pas faire quelque chose pour le moment, cochez la case sans utiliser la mémoire. Tout ce que vous enregistrez est accumulé dans la «boîte de réception».
  2. Gardez l’ordre. Au fur et à mesure que vous remplissez le dossier Boîte de réception, vous devez en organiser le contenu, trier les éléments en catégories et créer des explications et des notes de manière à ne rien oublier.
  3. Fixer des priorités. Chaque tâche doit avoir une date limite et un degré d’importance afin que vous sachiez quoi faire en premier et ce qui peut attendre.
  4. Gardez tout à portée de main. Il n’y a pas de place pour GTD dans le GTD. Vos listes de tâches et vos notes doivent toujours être à portée de vue: sur un ordinateur, un smartphone, une tablette et d’autres appareils. Ainsi, si une idée intéressante vous vient à l’esprit ou si vous pensez à un type d’entreprise non résolue, vous pouvez l’écrire tout de suite. Lorsque la date limite pour terminer une tâche approche, vous recevrez un rappel, la gloire des notifications omniprésentes.

Vous pouvez en savoir plus sur GDT dans notre guide.

La technique est bonne pour sa polyvalence. Son créateur, David Allen, est un peu démodé: par «Boîte de réception», il désigne un véritable classeur papier. Il a même imprimé des courriels et mis sur un classeur.

Mais avec le même succès, GTD peut être appliqué aux fichiers et aux dossiers de l’ordinateur, en utilisant ce système conjointement avec certains services. Par exemple, en utilisant cette technique, vous pouvez trier les e-mails dans Gmail, écrire des tâches dans Google Sheets ou contrôler totalement votre vie avec Evernote. Enfin, de nombreux gestionnaires de tâches, comme le même Wunderlist, sont emprisonnés dans le cadre de la philosophie GTD.

Et bien sûr, vous pouvez utiliser cette technique dans un programme aussi merveilleux et polyvalent que Notion.

C’est un hybride de Google Docs, Evernote, Trello et une douzaine d’applications différentes. Notion peut faire presque tout ce dont vous avez besoin pour travailler. Notes, tableaux, bases de connaissances, listes de tâches, conseils kanban, documents – le programme a tout pour plaire. Sin n’est pas l’utiliser pour organiser vos affaires dans le style de GTD.

Et Maria Aldrey, consultante en entreprise qui aide les chefs d’entreprise à organiser leur travail, a créé son propre système Notion basé sur GTD. Elle a partagé ces expériences sur son blog.

Comment utiliser GTD dans Notion

Je ne suis pas très bien organisé. Ainsi, lorsque j’ai découvert le David Allen GTD, ma vie a littéralement changé. Maintenant, c’est une sorte de religion pour moi. Petit à petit, j’ai construit mon système, ce qui me permet de tout suivre, à mon rythme habituel.

Je suis guidé par la pratique que j’appelle planification hebdomadaire. Chaque dimanche (ou lundi) je réserve une heure pour planifier la semaine à venir. Cette habitude m’aide à résoudre des problèmes complexes, en les décomposant en problèmes plus petits et plus réalisables. J’ai donc plus de temps, moins fatigué et plus facile à me concentrer sur le travail.

Pour moi, Notion est un peu un jeu. Il faut du temps pour configurer le système. Mais, quand il est prêt, la tâche devient intéressante, simple et rapide.

Chaque semaine, je clique sur un bouton dans Notion et un tableau prêt à l’emploi apparaît devant moi. Ici se trouve un modèle vide que vous pouvez récupérer et utiliser.

Voici un processus pas à pas que j’utilise pour planifier mes tâches à l’aide de Notion.

1. Recueillez vos idées

Prenez 10 minutes pour lister et écrire toutes vos idées dans cette colonne. Elles se transformeront en tâches que vous devrez accomplir la semaine prochaine.

  1. Énumérez tous vos projets qui ne sont pas encore terminés.
  2. Vérifiez vos tâches au cours des trois derniers mois pour trouver parmi elles des tâches non accomplies.
  3. Regardez votre calendrier: peut-être que quelque chose est prévu là aussi.
  4. Vérifiez votre cahier papier, si disponible. Peut-être y a-t-il également des idées à transférer à Notion.
  5. N’oubliez pas s’il y a d’autres tâches à faire ou des personnes avec lesquelles vous devez travailler.

Rassemblez toutes ces idées et listez-les dans la première colonne. Ceci est votre plan pour les sept prochains jours.

2. Attribuer les actions appropriées

Une idée n’est pas mauvaise, mais sans action, elle restera une idée. Demandez-vous: « Que dois-je faire pour faire avancer cette tâche jusqu’au bout? »

Par exemple:

  • Continuez à remplir le site avec le contenu → Rédigez un brouillon de la section «À propos de moi».
  • Créer un calendrier de publication de contenu → Dessinez une carte mémoire pour les publications et définissez des dates.
  • Réalisez une vidéo pour un blog → Rédigez un script de film.
  • Rencontrez Chris → Envoyez-lui un email avec la date et le lieu.

N’oubliez pas que si vous devez effectuer plusieurs opérations pour exécuter une tâche, vous devez décider ce que vous allez faire en premier.

3. Définir l’urgence

Ensuite, vous devez déterminer l’urgence de chaque tâche. Cela est nécessaire pour se concentrer sur des choses vraiment importantes, et pas seulement pour faire une tonne de travail.

Pour comprendre quoi faire, je classe mes idées en quatre catégories:

  • Les tâches importantes sont des éléments qui nous rapprochent de la réalisation de nos objectifs.
  • Les tâches urgentes sont des actions qui nécessitent une attention immédiate.
  • Cela ne ferait pas de mal – cette catégorie inclut les cas qui ne sont ni urgents ni importants, mais leur mise en œuvre vous facilitera la vie dans les sept prochains jours.
  • Peut attendre – ce sont des tâches qui peuvent être transférées à une autre semaine.

4. Déterminer le niveau de concentration

Malheureusement, nous admettons tous que nous n’avons que peu d’attention, de temps et d’énergie. Chaque tâche prend un certain pourcentage de ces ressources importantes. Par conséquent, évaluez la tâche planifiée et attribuez-lui le numéro correspondant dans la quatrième colonne.

Par exemple, rédiger un brouillon pour un article de blog a pris environ 20% de mon attention. Et la lettre pour Chris en trois lignes n’est que de 2%.

5. Attribuer une priorité

Cette coche marque les tâches qui ont les balises «Important» et «Urgent». C’est-à-dire qu’ils doivent être faits, quoi qu’il arrive. Ceci est votre liste de priorité.

Lorsque vous avez terminé de choisir de telles tâches, faites la somme des pourcentages de la colonne précédente pour comprendre combien de ressources vous y consacrerez. Si vous obtenez plus de 90%, cela signifie que vous avez surestimé votre force et mordu plus que vous ne pouvez en mâcher. Déplacez l’unité à la semaine prochaine, ou en faites trop et n’avez pas le temps.

À propos, un conseil utile: Notion vous permet de filtrer le contenu des lignes du tableau afin de pouvoir choisir des tâches prioritaires.

6. Planifier une tâche

Une coche dans la colonne suivante indique si une tâche est planifiée dans votre calendrier. Décidez du moment où vous le terminerez et créez l’événement approprié.

En passant, si vous n’utilisez pas Google Agenda, utilisez ce modèle de Notion pour vous-même. Là, vous pouvez effectuer des affectations programmées pour la semaine.

7. Déléguer la tâche

Oui, vous avez autant d’heures par jour que Beyoncé, mais elle a une énorme équipe d’assistants qui font le sale boulot pour elle, alors elle en fait plus. Toutefois, si vous avez également quelqu’un sur les épaules duquel vous pouvez déplacer une partie des tâches, faites-le en cochant la tâche déléguée avec une coche dans la colonne correspondante.

8. Terminez la tâche

Eh bien, tout est simple. Lorsque vous avez terminé votre projet ou terminé une tâche, cochez-le dans la dernière colonne.

Bonus

Quelques étapes pour vous aider à être encore plus organisé:

  1. Affichez vos dépenses au cours de la semaine écoulée et planifiez votre budget pour la prochaine.
  2. Pensez à votre menu pendant une semaine, ajoutez des produits à votre liste d’achats.
  3. Traitez en temps opportun la boîte de réception des sept derniers jours et triez tout ce qui s’y est accumulé.
  4. Prévoyez au moins une journée par semaine de sport.

N’oubliez pas que GTD est un système assez flexible et peut être adapté à vos besoins. N’hésitez pas à ajuster les modèles de Notion. Par exemple, la colonne «Attention» de Maria semble redondante. Pour moi, le marquage est suffisant, une tâche urgente ou non. Vous pouvez facilement supprimer ses colonnes et ajouter les vôtres. J’ai donc créé une colonne avec les marques « Travail », « Maison », « Créativité » et autres, pour trier les tâches en catégories. Vous pouvez faire votre propre chose.